Eckhard Hage von den Stadtwerken Huntetal im Interview

Herr Hage, beschreiben Sie uns bitte kurz Ihren Aufgabenbereich?

Vereinfacht gesagt, geht es in meiner Arbeit um die Sicherstellung der Stromversorgung zum Endkunden. Hierfür habe ich eine Mannschaft mit etwa 30 Mitarbeitern, davon 4 Netzmeistern. Ich kümmere mich neben dem Betrieb der Stromversorgungsnetze auch um die Netzleitstelle und um den gesamten Planungsbereich. Ferner bin ich für die IKT (Informations- und Kommunikationstechnik) verantwortlich.

Wo liegen die größten Herausforderungen und wie konnte TASKO Sie und Ihr Team dabei unterstützen?

Wir haben hier bei uns ein weitläufiges Stromnetz mit langen Wegen für meine Mitarbeiter. Um unsere Zeit effizienter zu gestalten, haben wir ein Projekt mit dem Namen “Start aus der Fläche” aufgesetzt. Dahinter steht eine dezentrale Arbeitsweise. Das heißt, meine Mitarbeiter fahren direkt von zu Hause zur Baustelle und von der Baustelle wieder nach Hause. Sie kommen nur noch einmal die Woche hier in den Betrieb, um vielleicht Arbeitskleidung oder Ersatzteile zu holen. Die gesamte Planung und Kommunikation untereinander musste also den neuen Strukturen angepasst werden.

Ein zweiter Aspekt ist das Technische Sicherheitsmanagement (TSM), für das wir uns gerade zertifizieren lassen. Hierfür müssen wir unsere gesamten Prozesse klar regeln und dokumentiert nachweisen.

Und der dritte Punkt ist die Baustellenüberwachung. In der Vergangenheit hatten wir viele Folgeschäden durch Fremdarbeiten. Es wurde notwendig, hier eine Lösung zur Qualitätssicherung zu finden. Diese musste unseren Monteuren vor Ort genau beschreiben, wie die auszuführende Arbeit durchzuführen ist, was sie zu überprüfen und zu dokumentieren haben.

Für all diese Herausforderungen ist TASKO hervorragend geeignet. Wir konnten Papierlisten und Formulare ablösen, die Fehlerquellen durch veraltete Dokumente endgültig beseitigen und dadurch viel Zeit und Geld sparen. Selbst der Dienstleister, welcher uns bei unserer TSM-Zertifizierung begleitet, war erstaunt, in welcher Güte wir unsere Prozesse dank TASKO dokumentieren.

Könnten Sie vielleicht noch ein Beispiel nennen, wie genau Sie TASKO einsetzen?

Gerne. Nehmen wir unsere Störungsstelle. Ein Kunde hat keinen Strom und meldet sich am späten Abend in der Störungsstelle. Da haben wir ein vorgefertigtes Protokoll als Formular in Papierform mit Durchschlag. Diese Zettelwirtschaft hat jedoch dazu geführt, dass am Ende Informationen fehlten und die Mitarbeiter zusätzlichen Aufwand hatten.

Wir haben den gesamten Prozess einfach in TASKO übertragen. Dazu haben wir das Formular in die einzelnen Arbeitsschritte unterteilt. Sobald ein Arbeitsschritt fertig ist, wird das Formular an die nächste Stelle weitergereicht. Der nächste Mitarbeiter öffnet es und trägt dort seine Daten ein. Und das geht so lange, bis der Störfall erledigt ist und der Mitarbeiter zu Hause eintrifft.

Im Anschluss können dann die Daten zur Störung intern, nach einem fest definierten Workflow weiterverarbeitet werden.

Wie hat das die Arbeit Ihrer Mitarbeiter dadurch verändert?

Der große Vorteil ist nun, dass unsere Mitarbeiter Störungen entgegennehmen, digital erfassen und das TASKO-Formular einfach dem zuständigen Monteur über die TASKO-App zustellen. Darin sind alle Informationen sowie ein Geo-Link über Google Maps zum Störfall enthalten. Der Monteur hat diese Infos auf sein Smartphone und kann sofort zielgerichtet losfahren. Diese Störmeldung wird mit allen anderen Monteuren über die TASKO-App geteilt. Sollte der Mitarbeiter vor Ort nun Unterstützung benötigen, haben die Kollegen bereits alle relevanten Informationen. Es werden zudem die Zeiten registriert, wann der Störfall behoben wurde und zu welcher Uhrzeit der Monteur wieder zu Hause ist. Der Netzmeister bekommt abschließend das TASKO-Formular mit allen beigefügten Daten und Fotos automatisch zugestellt. Er ist also vollumfänglich informiert und kann am nächsten Morgen gegebenenfalls den Dienstplan des Mitarbeiters anpassen.

Haben Sie sich auch mit anderen Software-Lösungen beschäftigt?

Wir haben noch ein System für die Einsatz- und Arbeitssteuerung. Da werden Aufträge angelegt, die werden disponiert und die Mitarbeiter bekommen diese Aufträge auf ihr Tablet. Das ist zur Auftragsdisposition und Abarbeitung. Dieses System kann auch Checklisten und elektronische Formulare erzeugen, aber das ist um Längen aufwendiger als bei TASKO. Das wiederum geht so ähnlich, wie Excel. Ich möchte ein weiteres Feld haben. Dazu gehe ich einfach in eine neue Zeile, schreibe etwas hinein, gebe mögliche Antworten vor und schiebe es in meiner Checkliste an die Stelle, wo ich es haben möchte. Fertig. So einfach geht das.

Wie wurde TASKO von Ihren Mitarbeitern angenommen?

Natürlich haben wir einige Mitarbeiter, die sich damit etwas schwerer tun. Digitalisierung erfordert eben auch ein persönliches Engagement. Im Grunde wird das System überwiegend sehr gut angenommen. Denn wenn sie es gut aufsetzen, bringt das jedem Mitarbeiter eine riesige Erleichterung und viele Vorteile.

Was meinen Sie mit gut aufsetzen?

Das Problem ist nicht in TASKO Checklisten, Formulare und Funktionalitäten einzustellen. Das Entscheidende ist, den Prozess, der digitalisiert werden soll, ordentlich zu strukturieren. Die Aufgaben sind daher, das Team mitzunehmen, zu prüfen, wie kann was besser laufen. Welche Kommunikationswege sind sinnvoll und an welcher Stelle soll was, wie kontrolliert und dokumentiert werden. Wenn das gut gelingt, dann wird es zum Erfolg für jeden.

Wir freuen uns sehr darüber, dass mittlerweile auch Vorschläge von unseren Mitarbeitern kommen, welche Prozesse noch in TASKO abgebildet werden können.

Wir danken Ihnen für Ihre Zeit und das interessante Interview.